Augmenter rapidement sa productivité dans Outlook

Les courriels font partie du quotidien de toute entreprise et de ses employés. À un tel point que les courriels peuvent être envahissants et nous submerger. Mais grâce à Outook, l’un des plus populaires Service de messagerie, il est possible d’augmenter sa productivité en utilisant les différents outils disponibles.

Une technique qui a fait ses preuves

Nous avons épluché les vidéos et les articles sur le sujet et sélectionnéune formation des plus pertinente. Depuis plus d’un an, nous utilisons les outils et appliquons les recommandations et avons augmenté significativement nos délais ainsi que la qualité de nos réponses

Grâce à cette formation vidéo, vous apprendrez comment utiliser les « Actions rapides » pour classer vos courriels, mais aussi quels sont les meilleurs conseils pour aborder la boite courriel et éviter de s’y perdre.

Vous découvrirez également des manipulations permises, souvent inconnues des usagers, comme utiliser l’objet d’un courriel et l’envoyer dans le calendrier afin qu’il devienne un événement du calendrier.

Nous sommes certains que cette vidéo vous aidera, comme elle nous a aidé, mais n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ou à nous faire parvenir des liens vers d’autres contenus pour aider d’autres professionnels à mieux utiliser Outlook et à augmenter leur productivité.

Être travailleur autonome au Québec : ce qu’il faut savoir

Marathon de l'entrepreneur

Au Québec, l’entrepreneuriat est en plein essor et de plus en plus de professionnels se lancent dans les affaires. Pigiste, travailleur autonome ou entreprise individuelle, trois appellations différentes qui conférent beaucoup d’avantages et d’inconvénients souvent insoupçonnés.

Découvrez dans cet article comment devenir travailleur autonome et les responsabilités que cela implique.

Marathon de l'entrepreneur
Se lancer à son compte, le début d’une grande aventure

Être son propre chef

Lorsqu'on se lance en entreprise, on se dit généralement qu'on devient son propre chef, on travaille à son compte.

Cela sous-entend de pouvoir prendre le rythme qui nous convient, choisir ses horaires et être au centre de toutes les décisions.

Et ceci est vrai! Vous pouvez décider de prendre deux jours de congé ou de refuser un contrat avec un client qui ne vous plait pas.

Mais attention! Il ne faut pas oublier que nous sommes avant tout humain et que nous avons nos imperfections.Stress de l'entrepreneuriat
Ainsi, les entrepreneurs rencontrent souvent des difficultés courantes telles que :

  • la procrastination (découvrez 10 manières de la vaincre)
  • le manque d’organisation donc, le manque de temps
  • le surmenage lié au stress et au perfectionnisme
  • le manque d’objectivité

Si vous vous lancez en affaire, vous verrez que vous serez soumis à au moins une de ces difficultés. Car, garder, de façon permanente, une motivation maximale en tout temps, une hygiène de vie excellente et une organisation précise est quasi impossible.

Comprenez que devenir son propre chef demande beaucoup d’efforts sur soi-même et souvent des sacrifices.
Vous devrez combattre des peurs, développer des compétences jusque-là ignorées (comptabilité, multitâches, vente…) et vous aurez aussi des échecs à essuyer.

Gardez donc en tête que lancer son entreprise est une aventure qui demande beaucoup d’énergie, de détermination et de courage.

Avant de vous lancer, pesez bien le pour et le contre entre rester employé ou travailler à son compte.
Souvent, notre première peur est justement de faire le premier pas vers l’entrepreneuriat, par peur d’échouer.
Vous connaissez la recette maintenant : c’est en échouant qu’on apprend le mieux et les plus grands entrepreneurs d’aujourd’hui peuvent en témoigner.

Les différentes casquettes d’un entrepreneur

En tant qu’entrepreneur, vous aurez différentes casquettes à porter et c’est là le point qui rebute généralement les travailleurs autonomes en herbe.

Voici une liste des différents rôles que vous aurez à jouer :

Dell Women's Entrepreneur Network event - NYC
Allez dans des 5@7 ou d’autres meetings pour aller chercher vos clients

Représentant des ventes

Vous avez un site web? Super, à condition de ne pas vous cacher derrière! Pour aller chercher des clients, il faudra sortir de chez vous et allez représenter votre compagnie dans des lieux stratégiques.

Vous serez la personne qui représente votre compagnie. Vous devrez avoir une belle présentation de vente, des matériels de communication (carte d’affaires, brochures, etc.) et saurez à déceler et aborder des clients potentiels.

Technicien

À condition d’avoir des employés ou des pigistes qui travaillent pour vous, vous aurez aussi l’aspect technique à gérer. Vous devez vendre des produits? Alors vous devrez aller acheter vos matières premières et les transformer en produit final.
Ce sont des services en fait? Dans ce cas, vous aurez à maintenir à jour vos compétences pour ne pas vous trouver dépassé par le marché dans lequel vous travaillez.

Comptable

« Ah, mais non, moi je paie un comptable pour justement éviter d’en faire! »
Mais non, vous n’y échapperez pas! Si vous souhaitez réussir, vous devrez avoir des notions de comptabilité!
Vous représentez l’entreprise, donc vous encaissez les ventes et payez les dépenses. Mais comment pourriez-vous connaître les techniques qui permettront de vous faire économiser de l’argent?
Par exemple : vous aurez des dépenses admissibles à la déduction d’impôt ou de taxes, mais lesquels selon votre situation?

Service à la clientèle

C’est certainement le travail le plus fatigant, car le service à la clientèle demande tant d’énergie… Des clients, il y en a de tous les profils et ils peuvent vous en faire voir de toutes les couleurs. Beaucoup de techniques existent pour attirer des clients, les fidéliser et les satisfaire.

Vous devrez certainement accompagner vos clients et même faire du service après-vente pour certains.

Expert en marketing

Quels clients je vise? En quoi je me démarque des autres? À quoi ressemblera ma carte d’affaires? Et mon site web? Comment me promouvoir efficacement? Comment est-ce qu’on me perçoit? Qui sont mes concurrents? Et comment me voit-on dans le marché?

Tant de questions à se poser lorsqu’on veut devenir une affaire stable et qui marche de façon durable.

N’attendez pas le coup de chance pour voir si les clients viendront tout seul, grâce au bouche-à-oreille. Provoquez la chance!

Chef des ressources humaines ou chef de projets

Si vous préférez travailler en solo, cela ne vous concerne pas.
Si vous avez des pigistes ou employés qui travaillent ou travailleront pour vous, vous pourrez vous proclamer chef RH car vous devrez les gérer, donner des directives, motiver et gérer des conflits.

Financier (en option)

Votre entreprise grandit et vous avez un chiffre d’affaires stable? Bravo!
Allez-vous investir dans une succursale ou du matériel de production en plus? Ou se verser les bénéfices? Est-ce que l’entreprise est vraiment en bonne santé si la fin du mois finit avec un solde bancaire positif?

Encore mieux, une personne ou entreprise voudrait s’associer avec vous ou racheter votre compagnie. Sauriez-vous la valoriser?

Responsabilité d’un entrepreneur

Lorsque vous travaillez en tant que travailleur autonome (ou entreprise individuelle, appelez cela comme vous voudrez), vous agissez donc personnellement au titre d’une entreprise.
Si on illustrait, ce serait comme si vous vous colliez une étiquette avec un nom d’entreprise sur le front et que vous prétendiez travailler à ce nom là.

Ainsi, vous êtes tenu responsable personnellement des actes que vous entreprenez au sein de l’entreprise.

Si vous êtes endetté ou avez commis une faute passible de peine, vous devrez sortir l’argent de vos poches.

Selon le secteur dans lequel vous travaillez, il peut être intéressant que vous souscriviez à une assurance limitant votre responsabilité.

Par ailleurs, les prêts ou marges de crédit demandés seront accordés en fonction de votre crédit personnel. D’ailleurs, à ce propos, les banques prêtent très difficilement aux entreprises individuelles, méfiez-vous.

Un entrepreneur n’est pas un employé donc ne possède aucun avantage social. Il devra y souscrire lui-même via des organismes privés.

Impôts et taxes

Au Québec, vous ne recevez pas de crédit d’impôt avec des revenus de travailleur autonome mais vous payez l’impôt plutôt.

Et plus vos revenus sont élevés, plus vous payez! Pensez donc à faire des acomptes provisionnels pour parer à toute éventualité.

Prenez conseil avec votre comptable sur comment réduire vos impôts de façon optimale et déclarez toutes vos dépenses afférentes à l’activité de l’entreprise.

Concernant la TPS/TVQ, vous n’êtes pas obligé de vous y inscrire.

Vous avez deux choix concernant la taxe :

  • Vous vous déclarez à la TPS/TVQ de façon volontaire et devrez déclarer toute vente avec la taxe. Cela peut être très avantageux si vous avez beaucoup de dépenses à faire.
  • Vous ne vous déclarez à la TPS/TVQ que si vous dépassez 30 000 $ de ventes sur une année civile.

Dans tous les cas, demandez conseil à votre comptable.

La procédure pour créer l’entreprise individuelle

Sachez que vous pouvez dors et déjà travailler en tant que travailleur autonome.

En effet, au Québec, vous pouvez agir en votre nom propre en tant qu’entreprise.

Vous n’avez aucune démarche à faire : facturez vos clients en votre nom avec votre adresse postale et vos coordonnées.

Et pour contrer des idées reçues, NON, il n’est pas nécessaire d’indiquer votre NAS sur la facture.

Si vous souhaitez agir sous le nom d’une compagnie, vous devrez aller au registraire des entreprises le plus proche de chez vous ou consulter le site web en ligne et inscrire votre compagnie.

Registraire des entreprises au Québec

La procédure coûte 34 $ (prix de décembre 2013) et dure environ 1 semaine.
Conseil : évitez les noms anglophones et vérifiez bien que le nom de votre compagnie n’a pas déjà été enregistré.

Conclusion

Créer une entreprise individuelle est vraiment simple et ne coûte presque rien. Cependant, l’exploiter correctement demande beaucoup d’énergie.

Considérez bien que travailler à son compte est une aventure pleine de rebondissements avec des sacrifices, des peurs, des échecs, mais aussi de belles rencontres, des réussites, de l’argent, du succès si on s’y prend bien et qu’on ne se laisse pas abattre par les inconvénients.
En tant que rédacteur et entrepreneur, j'ajouterai aussi : foncez si vous avez un projet en tête, challengez-vous et faites ce que vous aimez faire plus que tout. Alliez l’effort à la passion et vous verrez le résultat que cela donne.

Petite réflexion pour conclure : on n’a pas de réussite sans échec, alors accepter l'échec pour mieux rebondir.

Alexandre

Comment utiliser LinkedIn de façon optimale

chocolats Linkedin

LinkedIn est un réseau social qui compte plus de 230 millions de membres actifs. On ne le dit jamais assez : LinkedIn est le réseau professionnel virtuel par excellence. Profil professionnel, réseau de contacts étendu, groupes de discussion, on y trouve de tout pour faire valoir son expertise et développer son réseau de contacts.

Découvrez dans cet article comment utiliser cette plateforme de manière optimale.

LinkedIn

Bien gérer le contenu de son profil

Votre profil LinkedIn est accessible par les moteurs de recherche et consulté par des chasseurs de tête, votre actuel ou futur employeur et vos clients potentiels. Vous comprendrez qu’outre s’inscrire, et remplir rapidement quelques expériences et formations, il est essentiel d’avoir un profil complet, adapté et mis à jour.

Un profil complet et adapté

Votre profil doit refléter, qui vous êtes, tout en gardant un côté professionnel.
Mettez-vous en avant sans timidité, et suivez bien ces quelques conseils :

  • Téléchargez une photo professionnelle de vous : claire, juste vous sur la photo
  • Si vous recherchez du travail, utilisez bien des mots-clés spécifiques dans vos descriptions pour que vous apparaissiez dans les moteurs de recherche.

“Hum, qu’est-ce que j’écrirai sur Google si je cherchai un rédacteur web à Montréal?”

  • Détaillez vos expériences en utilisant des verbes au début des phrases pour mettre en avant vos compétences.
  • Pensez à corriger votre profil (fautes d’orthographe/grammaire, oublis…).
  • Synthétisez votre contenu car les longs blocs de texte ne sont généralement pas lus (les listes à puce sont recommandées).
  • Indiquez vos réalisations importantes au début et les éléments moins critiques à la fin.
  • Indiquez les références (avec liens).
  • Le profil doit être attirant donc adaptez-le au public cible et différenciez-vous.
  • Gardez une approche professionnelle (on n’est pas sur Facebook).
  • Remplissez votre profil au complet (LinkedIn indique un pourcentage d’efficacité du profil).
  • Créez un lien personnalisé en fonction du nom de l’employé (ex. : ca.linkedin.com/esteve-favrel/)
  • Rédigez votre profil en anglais et en français.

Gardez le profil à jour

Statistiques sur Linkedin
Quelques statistiques sur Linkedin (en anglais) – cliquez sur l’image

 

Une des erreurs les plus courantes sur LinkedIn est d’avoir un profil incohérent par rapport à votre situation professionnelle réelle. Ainsi, veillez à garder votre profil à jour.

Dès que vous occupez un nouveau poste au sein de votre entreprise, mettez-le à jour.

Vous pouvez aussi renforcer la légitimité de votre profil en demandant des recommandations autour de vous.

Par ailleurs, LinkedIn est un réseau social actif qui évolue régulièrement. Lorsqu’une nouvelle fonctionnalité est ajoutée, tirez-en avantage.

Conseils importants : ne mettez pas d’expériences superflues ou fausses! Cela se verra tôt ou tard et minera votre crédibilité.
De plus, évitez les mises à jour trop fréquentes. LinkedIn indiquera à tous vos contacts que vous avez ajouté tel ou tel poste, formation ou projet et cela les lassera.

Établir son réseau

Les relations sur LinkedIn améliorent le positionnement de votre profil dans les moteurs de recherche.

Avant tout, il faut comprendre le principe de réseau de LinkedIn : il y a plusieurs niveaux de relation.

Les relations de niveau 1 sont les relations avec qui vous êtes connectés actuellement.

Les relations de niveau supérieur sont celles avec qui vous n’êtes pas connectés, mais qui possèdent une relation commune avec vous.

Ainsi, plus vous avez de relations, plus LinkedIn va vous suggérer des personnes que vous seriez susceptibles de connaître.

Lorsque vous souhaitez vous connecter à quelqu’un, LinkedIn va vous demander comment vous connaissez cette personne et vous offre plusieurs options (collègue, ancien élève, relation professionnelle, ami, etc.). Nous vous recommandons d’éviter de vous connecter à des personnes que vous ne connaissez pas, car LinkedIn bloque les comptes qui abusent de cela.

Connectez-vous avec tous ceux que vous connaissez. LinkedIn offre la possibilité d’importer votre liste de contacts de votre boite courriel.

Ajoutez les principaux membres de la compagnie, les personnes responsables du développement des affaires, vos clients actuels et ceux des précédents emplois, les collègues actuels et anciens, ainsi que vos collaborateurs.

Cela vous permettra d’être au courant de tout changement de situation ou d’emploi via la page d’accueil.

chocolats Linkedin
A défaut d’avoir un site web, faites faire vos cartes d’affaires ou envoyez des goodies avec le lien vers votre profil

Devenez actif sur LinkedIn

« Le profil est créé, mon réseau est établi, je laisse mûrir mon LinkedIn jusqu’à ce que ça ait un impact pour mon entreprise. »

Pour que votre profil suscite l’intérêt, certes le contenu est important, mais à quoi servirait-il si personne ne le visite?

Soyez actif sur ce réseau social, et pour cela, nous avons quelques conseils pour vous :

  • Partagez régulièrement du contenu que vous aimez, dans le domaine professionnel : 1 à 2 fois par semaine suffit.
  • Vérifiez que votre contenu suscite l’intérêt grâce au nombre de partages de statut, likes ou commentaires.
  • Encouragez les amis et collègues de partager et/ou aimer le contenu publié.
  • Écoutez et participez aux conversations de votre réseau de contacts sur le fil d’actualité.
  • Joignez des groupes de conversation en rapport avec votre domaine d’activité.
  • Connectez LinkedIn à Twitter pour ceux qui y ont un compte (bouton « Share on twitter ») afin d’augmenter la portée de vos publications.
  • Joignez des groupes d’intérêt sur LinkedIn et devenez actif. Vous serez vite repéré et vos contacts se multiplieront.

Alexandre

Pourquoi faire du bénévolat?

Bénévoles de FoodBankcenc.org
Bénévoles de FoodBankcenc.org

Si vous voulez faire profiter une association de solidarité de vos compétences et par la même enrichir votre expérience ou si vous voulez vous engager dans l’humanitaire, le bénévolat s’avère la mission adéquate pour assouvir votre ambition.

Dix bonnes raisons pour faire du bénévolat  

  1. Les associations de solidarité ont, avec des budgets minimes, de plus en plus besoin de professionnels dans différentes spécialités pour résoudre divers problèmes de la société.
  2. Une partie importante des dons doit être destinée (à la requête des donateurs et des financeurs) aux initiatives sur le terrain et non pour financer les fonctions.
  3. L’occasion de faire bénéficier autrui de vos compétences professionnelles gratuitement est exceptionnelle et rare. Toutefois, la solidarité en a énormément besoin.
  4. Dans le monde professionnel, il est plutôt rare de mettre vos compétences au service d’une cause. Le bénévolat est une occasion pour donner un autre sens à vos compétences professionnelles.
  5. L’altruisme est une bonne motivation. C’est une expression de l’envie et du besoin d’être utile et de donner de l’affection aux moins chanceux.
  6. La volonté d’aider autrui et de lutter contre les inégalités sociales.
  7. Le bénévolat aide à faire des contacts, enrichir vos expériences et vous aide dans votre recherche d’emploi.
  8. En s’engageant dans l‘humanitaire à l’étranger, on découvre d’autres cultures et cela vous permet de vous ouvrir au monde.
  9. Être bénévole vous permet de tisser des liens sociaux. Vous rencontrez des personnes dans le besoin et aussi d’autres bénévoles.
  10. Le bénévolat peut être une vraie démarche d’épanouissement personnel : donner gratuitement, c’est donner de soi-même (ce qui n’est pas le cas de tout le monde!).

L’avis du psy 

 « Lorsqu’on se donne aux autres généreusement, on rentre chez soi avec une impression de richesse intérieure immense. On ne gagne pas d’argent, mais il n’y a pas de gratuité non plus : on reçoit énormément » Luis Spinoza, psychanalyste.